O problema do email "correcto mas estranho"
É possível escrever um email em inglês sem nenhum erro gramatical e, ainda assim, ele soar imediatamente como algo traduzido do português. Isto acontece porque a estrutura de cortesia, a ordem das ideias e certas expressões fixas do inglês profissional são diferentes das do português, mesmo quando a gramática está tecnicamente certa.
Evite traduzir fórmulas de cortesia directamente
Expressões como "venho por este meio informar" ou "agradeço desde já a atenção dispensada" soam formais e apropriadas em português, mas traduzidas literalmente para inglês (*"I come by this means to inform"*) soam artificiais e datadas. O inglês profissional moderno tende a ser mais directo:
Comece pelo ponto principal, não pelo contexto
O português escrito formal tende a construir contexto antes de chegar ao pedido ou informação principal. O inglês profissional, especialmente nos Estados Unidos e Reino Unido, prefere o inverso: comece pelo essencial, e adicione contexto depois, se necessário.
Menos eficaz: um parágrafo inteiro de contexto antes de mencionar o pedido.
Mais eficaz: *"I'm reaching out to ask about [assunto]. [Depois, contexto adicional se necessário]."*
Cuidado com a formalidade excessiva
Muitos falantes não nativos, ao tentar soar mais formais e profissionais, acabam por usar vocabulário excessivamente rebuscado (*"utilize"* em vez de *"use"*, *"in regard to"* em vez de *"about"*). Paradoxalmente, isto pode soar menos profissional, não mais, porque o inglês corporativo moderno valoriza clareza e simplicidade sobre formalidade ornamentada.
Fórmulas úteis para situações comuns
Pedir algo: *"Would it be possible to...?"* ou *"Could you please...?"*
Dar más notícias: *"Unfortunately, we won't be able to..."* seguido de uma breve explicação e, se possível, uma alternativa.
Fazer follow-up: *"Just following up on my previous email"* ou *"I wanted to check in regarding..."*
Fechar o email: *"Looking forward to hearing from you"* ou *"Please let me know if you have any questions"* são fechamentos seguros e profissionais para a maioria dos contextos.
O teste final
Antes de enviar um email importante, uma boa prática é lê-lo em voz alta. Se soar como algo que você diria numa conversa, mesmo que formal, provavelmente está no caminho certo. Se soar como uma tradução mental de uma frase em português, vale a pena reescrever de forma mais directa e natural em inglês.